Hoạt động Kiểm soát nội bộ - cốt lõi của Hệ thống Kiểm soát nội bộ | VPBank

Hoạt động Kiểm soát nội bộ - cốt lõi của Hệ thống Kiểm soát nội bộ

Hệ thống Kiểm soát nội bộ (“KSNB”) VPBank được xây dựng để thực hiện giám sát của quản lý cấp cao, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro.

Hệ thống Kiểm soát nội bộ (“KSNB”) VPBank được xây dựng để thực hiện giám sát của quản lý cấp cao, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và kiểm toán nội bộ. Căn cứ vào chức năng thực hiện và vai trò đảm nhiệm thì hoạt động KSNB là hoạt động cốt lõi của Hệ thống này.

Như đã nêu ở Bài 1 giới thiệu khái quát về Hệ thống KSNB tại VPBank thì KSNB được hiểu là kiểm soát tất cả các hoạt động, quy trình nghiệp vụ và các bộ phận của VPBank nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật, kiểm soát xung đột lợi ích, phát hiện và xử lý vi phạm, nâng cao nhận thức của các cá nhân, bộ phận.

Hoạt động KSNB tại VPBank được thực hiện đáp ứng các yêu cầu: (i) Các hoạt động của VPBank tuân thủ quy định pháp luật; (ii) Kiểm soát xung đột lợi ích, phát hiện và xử lý kịp thời hành vi vi phạm; (iii) Nâng cao nhận thức về kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng và duy trì văn hóa kiểm soát tại VPBank.

KSNB VPBank được thực hiện thông qua Hoạt Động Kiểm Soát (“HĐKS”), Cơ Chế Trao Đổi Thông Tin (“CCTĐTT”) và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý (“HTTTQL”)

1. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT:

HĐKS của VPBank được thực hiện thông qua:

• Phân cấp thẩm quyền phê duyệt phải căn cứ vào mức độ tin cậy của cấp có thẩm quyền và năng lực của cá nhân, bộ phận. Thẩm quyền phê duyệt phải được thể hiện bằng các tiêu chí về quy mô giao dịch, hạn mức rủi ro và các giới hạn khác;
• Việc quy định chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, bộ phận từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất trong tất cả các giao dịch, quy trình nghiệp vụ tại VPBank đảm bảo nguyên tắc: (i) Thành viên HĐQT không tham gia xem xét, phê duyệt các quyết định có rủi ro thuộc chức năng, nhiệm vụ của TGĐ trừ trường hợp thành viên HĐQT là TGĐ; (ii) Phân tách chức năng, nhiệm vụ trong các giao dịch, quy trình nghiệp vụ để không xung đột lợi ích, kiểm soát, ngăn chặn xung đột lợi ích; Một cá nhân không chi phối toàn bộ một giao dịch/quy trình thực hiện giao dịch; Một cá nhân không cùng lúc được giao các công việc có xung đột lợi ích; Có các cá nhân độc lập trong cùng bộ phận hoặc các bộ phận độc lập để kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất; (iii) Nếu có nguy cơ xung đột lợi ích, xảy ra vi phạm thì phải thực hiện theo dõi và có biện pháp giảm thiểu tối đa rủi ro.
• Việc phân cấp trách nhiệm quản lý đối với tài sản phải dựa trên giá trị của tài sản hoặc giới hạn cụ thể khác theo quy định nội bộ;
• Việc hạch toán kế toán phải tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán; phải được kiểm tra, đối chiếu để phát hiện và kịp thời xử lý sai sót;
• Phòng ngừa, xử lý kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật và quy định nội bộ;
• Phân bổ nguồn nhân lực phù hợp với từng hoạt động kinh doanh và kiểm soát.

HĐKS của trụ sở chính VPBank đối với chi nhánh (“CN”), đơn vị phụ thuộc (“ĐVPT”) khác phải đảm bảo:

• Trụ sở chính giám sát, kiểm soát được các giao dịch, hoạt động của CN, ĐVPT;
• Có quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ chế báo cáo, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển cán bộ và cơ chế khác để đảm bảo tính độc lập, không xung đột lợi ích;
• Có cơ chế cho phép khách hàng tra soát, kiểm tra, đối chiếu giao dịch thực hiện tại CN, ĐVPT với trụ sở chính.

Kiểm soát đối với hoạt động cấp tín dụng (“CTD”), ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát nêu trên thì phải đảm bảo kiểm soát xung đột lợi ích theo nguyên tắc cá nhân, bộ phận có chức năng thẩm định tín dụng độc lập với cá nhân, bộ phận có chức năng (i) Quan hệ khách hàng, (ii) Thẩm định lại (nếu có), (iii) Phê duyệt quyết định CTD, (iv) Kiểm soát hạn mức rủi ro tín dụng; quản lý khoản CTD có vấn đề; trích lập dự phòng rủi ro và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng.

Kiểm soát đối với giao dịch tự doanh (“GDTD”), ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát nêu trên thì phải đảm bảo: (i) Có đơn vị chuyên trách thực hiện GDTD theo nguyên tắc phân cấp và độc lập, (ii) GDTD được thực hiện trong các hạn mức, hạch toán phù hợp, (iii) Thông tin, tài liệu, hồ sơ về GDTD được cung cấp đầy đủ, kịp thời cho cá nhân, bộ phận kiểm soát, (iv) Có quy trình nội bộ về thực hiện GDTD và thanh toán GDTD.

1. CƠ CHẾ TRAO ĐỔI THÔNG TIN:
2. CCTĐTT của VPBank được tổ chức thành hệ thống, công khai, minh bạch, đảm bảo mọi cá nhân, bộ phận hiểu rõ, thống nhất, đầy đủ về chính sách nội bộ.
3. CCTĐTT được thực hiện thông qua HTTTQL và các cơ chế thông tin khác;
4. CCTĐTT đảm bảo các nguyên tắc: (i) Thông tin được trao đổi từ cấp cao đến cấp dưới và đến cá nhân, bộ phận liên quan; (ii) Thông tin về Hệ thống KSNB được trao đổi từ cấp dưới lên cấp cao, từ CN, ĐVPT lên trụ sở chính;
5. Thông tin về sản phẩm mới, hoạt động trong thị trường mới, các tổn thất, gian lận, nguy cơ xảy ra tổn thất, gian lận được trao đổi kịp thời cho các đơn vị chuyên trách (QTRR, KTNB và bộ phận liên quan)
6. Rủi ro càng cao thì tần suất trao đổi thông tin càng thường xuyên.
7. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ:
8. HTTTQL của VPBank được tổ chức để cung cấp thông tin, báo cáo nội bộ cho HĐQT, BKS, TGĐ và cá nhân, bộ phận liên quan để đảm bảo tuân thủ.
9. HTTTQL bao gồm: Các báo cáo nội bộ và thông tin quản lý khác; Cơ cấu tổ chức quản lý, vận hành HTTTQL; Thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin, xây dựng, gửi, tiếp nhận và xử lý báo cáo; Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp.
10. HTTTQL phải bảo đảm: Hỗ trợ thực hiện cơ chế trao đổi thông tin; Thông tin, dữ liệu cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời, nguồn thông tin, dữ liệu được kiểm tra độ tin cậy; Cập nhật tình hình tuân thủ; Bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin, dữ liệu và hệ thống dự phòng; Được rà soát, đánh giá hàng năm, đột xuất, được nâng cấp và cập nhật thường xuyên.
11. TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG KSNB VÀ VAI TRÒ CỦA KHỐI PHÁP CHẾ & KIỂM SOÁT TUÂN THỦ (PC& KSTT) 

Hoạt động KSNB được tất cả các đơn vị, cá nhân, bộ phận trên toàn hệ thống VPBank triển khai thực hiện, cụ thể:

• Tại Tuyến bảo vệ thứ nhất (“Tuyến 1”): Các Đơn Vị Kinh Doanh và các Đơn Vị Vận Hành – Hỗ Trợ thực hiện chức năng kiểm soát ban đầu thông qua việc thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ tương ứng trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ đảm bảo nguyên tắc không thực hiện việc cấm, thực hiện việc phải làm và luôn luôn tuân thủ pháp luật và các quy trình, quy định nội bộ, báo cáo lãnh đạo và các đơn vị Tuyến 2 kịp thời xử lý.
• Tại Tuyến bảo vệ thứ hai (“Tuyến 2”): Khối PC&KSTT và Khối QTRR thực hiện hỗ trợ các Đơn vị thuộc Tuyến 1 xây dựng quy trình, quy định nội bộ đảm bảo đáp ứng quy định pháp luật và đánh giá việc thực hiện tuân thủ.
• Tại Tuyến bảo vệ thứ ba (“Tuyến 3”): Khối KTNB thực hiện hỗ trợ BKS đánh giá công tác KSNB, kiểm tra, đánh giá độc lập công tác KSNB của Tuyến 1 và Tuyến 2, đưa ra khuyến nghị.

KHỐI PC& KSTT

Là Đơn vị đóng vai trò kiểm soát chung trong hoạt động KSNB và triển khai nhiệm vụ của bộ phận tuân thủ, Khối PC&KSTT thực hiện các chức năng:

• Giúp TGĐ đánh giá tính thích hợp, tuân thủ quy định pháp luật của các quy định nội bộ; giúp TGĐ báo cáo HĐQT, BKS các vi phạm nghiêm trọng pháp luật và quy định nội bộ;
• Báo cáo định kỳ, đột xuất cho TGĐ về tình hình tuân thủ quy định pháp luật; báo cáo, thông báo về các thay đổi pháp luật có liên quan;
• Hỗ trợ các Đơn vị xây dựng, rà soát quy định nội bộ, xử lý vướng mắc về tuân thủ.