Hồ sơ vay vốn doanh nghiệp bao gồm những gì? Lưu ý khi vay

Trang chủ

Bí kíp & Chia sẻ

Doanh nghiệp vừa và nhỏ

04/11/2025

Trong hành trình phát triển, không ít doanh nghiệp cần đến nguồn vốn vay để mở rộng sản xuất, đầu tư máy móc hoặc xoay vòng dòng tiền. Tuy nhiên, không phải cứ có nhu cầu là ngân hàng sẽ giải ngân ngay. Một bộ hồ sơ vay vốn doanh nghiệp đầy đủ, rõ ràng và đúng quy chuẩn chính là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt tổ chức tín dụng. Vậy cụ thể hồ sơ này gồm những gì và khi vay cần lưu ý điều gì để tránh bị từ chối? Cùng VPBank tìm hiểu chi tiết ngay trong bài này.

1. Hồ sơ vay vốn doanh nghiệp bao gồm những gì?

Khi doanh nghiệp có nhu cầu vay vốn tại ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là bước quan trọng để tăng khả năng được phê duyệt. Theo Điều 9 Thông tư 39/2016/TT-NHNN, hồ sơ vay vốn doanh nghiệp cần bao gồm các nhóm tài liệu chính: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính, hồ sơ tài sản (nếu có) và hồ sơ vay vốn. Cụ thể:

1.1. Hồ sơ pháp lý

Đây là bộ giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân và người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp. Bộ hồ sơ này giúp ngân hàng xác định tính hợp lệ, hợp pháp trong hoạt động của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/giấy chứng nhận đầu tư/giấy phép thành lập công ty
Điều lệ hoạt động chính thức, công khai của công ty
CMND/CCCD, hộ chiếu, hộ khẩu của người đại diện pháp luật
Biên bản họp hoặc nghị quyết của Hội đồng thành viên/cổ đông về việc vay vốn
Chứng thư bảo lãnh cá nhân của chủ doanh nghiệp (nếu ngân hàng yêu cầu)

Quy định về điều kiện và hồ sơ vay vốn doanh nghiệp

1.2. Hồ sơ tài chính

Hồ sơ tài chính giúp ngân hàng đánh giá sức khỏe tài chính và khả năng trả nợ của doanh nghiệp. Bộ hồ sơ này thường gồm:

Báo cáo tài chính năm gần nhất (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ)
Tờ khai thuế và báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp
Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ thể hiện dòng tiền thực tế
Sổ sách kế toán chi tiết: công nợ phải thu, phải trả, hàng tồn kho, chi phí hoạt động...

1.3. Hồ sơ tài sản

Với các khoản vay có thế chấp, doanh nghiệp cần nộp thêm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản, bao gồm:

Bất động sản: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu công trình.
Tài sản cố định, phương tiện vận tải, thiết bị: Hóa đơn mua bán, đăng ký xe, chứng từ thanh toán, hợp đồng mua bán.
Tài sản tài chính: Sổ tiết kiệm, chứng chỉ tiền gửi, cổ phiếu, trái phiếu hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương.

Chuẩn bị hồ sơ tài sản cá nhân đầy đủ

1.4. Hồ sơ vay vốn

Đây là nhóm tài liệu thể hiện rõ mục đích, kế hoạch và nhu cầu sử dụng vốn của doanh nghiệp. Bộ hồ sơ vay vốn doanh nghiệp này bao gồm:

Đơn đề nghị vay vốn hoặc cấp tín dụng (theo mẫu ngân hàng)
Kế hoạch kinh doanh và phương án sử dụng vốn cụ thể
Biên bản họp hoặc nghị quyết của công ty thông qua khoản vay
Tài liệu bổ sung khác theo yêu cầu riêng của ngân hàng

Xem thêm: Vay tín chấp - Vay tiêu dùng dành cho khách hàng theo lương

2. Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi làm hồ sơ vay vốn tại ngân hàng

Chuẩn bị hồ sơ vay vốn doanh nghiệp kỹ lưỡng và đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng được phê duyệt khoản vay. Dưới đây là một số điểm quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình hoàn thiện hồ sơ vay vốn:

2. 1. Xây dựng phương án kinh doanh khả thi và hiệu quả

Phương án kinh doanh là căn cứ để ngân hàng đánh giá mức độ rủi ro và khả năng hoàn vốn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên trình bày kế hoạch có tính thực tế, phù hợp với quy mô và tốc độ tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận trong những năm trước.

Cần có phương án kinh doanh khả thi, tiềm năng phát triển

Nếu kế hoạch tăng trưởng cao hơn nhiều so với dữ liệu lịch sử, doanh nghiệp cần chứng minh rõ lý do hợp lý, chẳng hạn như đã ký thêm các hợp đồng mới, mở rộng thị trường, hoặc có nguồn cung ứng ổn định. Một bản kế hoạch chi tiết, thể hiện rõ chiến lược phát triển, dự báo doanh thu và dòng tiền sẽ giúp ngân hàng tin tưởng hơn vào năng lực của doanh nghiệp.

Xem thêm: Vay tiền thế chấp tài sản - Lợi ích, điều kiện, các hình thức vay thế chấp! |VPBank

2.2. Lập kế hoạch vay vốn rõ ràng, cụ thể

Kế hoạch vay vốn cần được trình bày một cách logic và minh bạch, nêu rõ:

Mục đích sử dụng vốn: Ví dụ như mở rộng sản xuất, nhập hàng, đầu tư máy móc, hoặc chi phí vận hành.
Kế hoạch hoàn trả nợ: Thể hiện lộ trình trả gốc và lãi phù hợp với dòng tiền hoạt động.
Phương án quản lý rủi ro: Đề xuất biện pháp xử lý nếu dòng tiền gặp biến động.
Một kế hoạch chi tiết, khả thi không chỉ giúp doanh nghiệp được duyệt vay nhanh hơn mà còn tạo thiện cảm và tăng mức độ tín nhiệm với ngân hàng.

2. 3. Lựa chọn tổ chức tín dụng uy tín và phù hợp

Chọn đúng ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng là bước quan trọng để đảm bảo lãi suất hợp lý, điều kiện vay linh hoạt và dịch vụ hỗ trợ tốt. Doanh nghiệp nên ưu tiên các ngân hàng thương mại lớn, có kinh nghiệm trong lĩnh vực cho vay doanh nghiệp.

Khi lựa chọn, doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố sau:

Thời gian hoạt động và uy tín của ngân hàng trên thị trường.
Mạng lưới chi nhánh, khả năng hỗ trợ và chăm sóc khách hàng.
Điều kiện khoản vay, thời hạn trả nợ và mức lãi suất thực tế.
Chính sách ưu đãi cho khách hàng doanh nghiệp hoặc khách hàng lâu năm.

Xem thêm: Top 8 ngân hàng cho vay tín chấp uy tín, lãi suất tốt nhất

3. Quy trình xét duyệt vay vốn doanh nghiệp

Quy trình thẩm định và xét duyệt hồ sơ vay vốn doanh nghiệp nhỏ và vừa tại ngân hàng thường diễn ra qua ba giai đoạn chính như sau:

Bước 1: Khảo sát và thu thập hồ sơ ban đầu

Ngân hàng tiến hành khảo sát thực tế hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời thu thập hồ sơ theo danh mục đã được chuẩn hóa và rút gọn. Trong quá trình này, nhân viên tín dụng sẽ trao đổi trực tiếp để nắm rõ thông tin về mục đích vay, thời hạn vay, khả năng tài chính và tài sản đảm bảo (nếu có).

Bước 2: Đánh giá và tư vấn gói vay doanh nghiệp phù hợp

Dựa trên kết quả khảo sát, ngân hàng sẽ đánh giá mức độ phù hợp và khả năng đáp ứng điều kiện vay vốn của doanh nghiệp, từ đó đề xuất gói vay tương ứng. Đồng thời, nhân viên sẽ hướng dẫn doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ để đảm bảo đủ điều kiện xét duyệt.

Xem thêm: Vay tín chấp theo lương ngân hàng nào lãi suất thấp nhất 2025?

Chọn gói vay phù hợp, tối ưu với từng doanh nghiệp

Bước 3: Thẩm định giấy tờ và phê duyệt tín dụng

Sau khi hồ sơ được nộp đầy đủ, cán bộ thẩm định sẽ đánh giá năng lực tài chính, lịch sử tín dụng và rủi ro của khách hàng theo bộ tiêu chí nội bộ của ngân hàng. Kết quả thẩm định là cơ sở để ra quyết định cuối cùng về việc phê duyệt, điều chỉnh hoặc từ chối khoản vay.